Neues Hinweisgebersystem

Slim Merseburg hat ein Hinweisgebersystem eingerichtet.

Ziel des Systems ist es, dass unsere Beschäftigten Hinweise über Regelverstöße und Missstände bei Slim Merseburg über das Hinweisgebersystem melden. So will Slim Merseburg Risiken vermeiden oder zumindest frühzeitig erkennen, die das Vertrauen von Beschäftigten, Kunden, Dienstleistern, Geschäftspartnern sowie der Öffentlichkeit in Slim Merseburg gefährden. Denn rechtmäßiges Handeln und ethisches Verhalten sind fester Bestandteil unserer Geschäftsaktivitäten und wichtige Voraussetzung für die nachhaltige Sicherung unseres unternehmerischen Erfolgs.

Slim Merseburg hat den spezialisierten Dienstleister „Hinweisgeberexperte“ beauftragt, das Hinweisgebersystem zu betreiben. Die Nutzung des Hinweisgebersystems ist freiwillig.

Wichtig: Das Hinweisgebersystem soll die Regelkommunikation nicht ersetzen, sondern dient nur der Meldung von schwerwiegenden Verdachtsfällen auf einen Gesetzesverstoß oder schwerwiegenden Missstand. Hinweisgeberexperte wahrt die Vertraulichkeit der Hinweisgeber. Es wird darauf hingewiesen, dass bewusste Falschmeldungen und Verleumdungen rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Das Hinweisgebersystem ist durch verschiedene, technische Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Um den Schutz der Meldungen sicherzustellen, werden alle vertraulichen Informationen verschlüsselt.

Die über das Hinweisgebersystem eingehenden Fragen und Hinweise werden von Hinweisgeberexperte gesichtet, bewertet und zunächst auch bearbeitet. Hinweisgeberexperte wahrt die Anonymität der Hinweisgeber.

In Abhängigkeit von der Einschätzung bzw. Bewertung der jeweiligen Meldung wird es jedoch vorkommen, dass weitere Personen bei Slim Merseburg , z.B. aus Personal, aber auch externe Personen mit hinzugezogen oder mit der Aufklärung beauftragt werden.

Hinweisgebersystem von Slim Merseburg

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei Slim Merseburg höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter1 sowie unsere Vertragspartner und Dienstleister.

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist für uns Anlass, ein so genanntes internes Hinweisgebersystem für unsere Mitarbeiter einzurichten.

Unser Hinweisgebersystem besteht aus einem digitalen Meldekanal, über den unsere Mitarbeiter online und unter Wahrung der Vertraulichkeit sowie auch anonym Hinweise melden können.

Gleichzeitig beinhaltet das Hinweisgebersystem die Erreichbarkeit über eine Telefonhotline sowie persönliche Treffen.

Für den Betrieb unseres Hinweisgebersystems arbeiten wir mit dem Compliance-Spezialisten Hinweisgeberexperte zusammen. Hinweisgeberexperte ist die neue Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter hinsichtlich Verstößen gegen Gesetze oder interne Vorgaben unseres Unternehmens. Hinweisgeberexperte fungiert auch als Vertrauensstelle für unsere Mitarbeiter und schlichtet auf Wunsch des Hinweisgebers.

Informationsblatt für hinweisgebende Personen

Unser Compliance-Partner Hinweisgeberexperte betreibt neben einer Telefonhotline ein verschlüsseltes elektronisches Hinweisgebersystem, über welches Mitarbeiter die Möglichkeiten haben, Fehltritte und Missstände betreffend Slim Merseburg zu melden. Das Hinweisgebersystem ist DSGVO-konform und bietet höchste Sicherheit dadurch dass alle Daten in der Open Telekom Cloud gehostet werden.

Der elektronische Meldekanal enthält einen Meldebogen, welcher durch die hinweisgebende Person in wenigen Schritten auszufüllen und abzusenden ist.

Unser von Hinweisgeberexperte betriebenes Hinweisgebersystem nimmt nach Absendung eines Hinweises den Sachverhalt entgegen. Die juristischen Mitarbeiter von Hinweisgeberexperte sind sodann für die Hinweise zuständig, bearbeiten die Hinweise und nehmen hinsichtlich der Meldungen Kontakt zu Slim Merseburg auf. Der Verlauf eines Hinweises ist in folgender Grafik dargestellt.

Verlauf der Hinweismeldung über das Hinweisgebersystem

Was benötigen Sie zur Abgabe eines Hinweises?

Es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Ein Hinweis kann über den Computer oder mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets) abgegeben werden.

Hierfür muss die hinweisgebende Person nur den Meldebogen über die bekanntgegebene Domain aufrufen.

Informationen zu Abgabe eines Hinweises?

Der Meldebogen enthält zunächst eine Auswahlmöglichkeit, welches Gebiet der wahrgenommene Vorfall betrifft. Im nächsten Schritt sind durch die hinweisgebende Person Angaben zum Vorfall zu machen. Bei Feldern mit einem
* handelt es sich um sogenannte Pflichtfelder, welche durch die hinweisgebende Person immer ausgefüllt werden müssen, um einen Hinweis abzugeben.

Über die Symbolleiste kann die hinweisgebende Person jederzeit auf die vorhergehende Seite zurücknavigieren. Dabei ist zu beachten, dass hierdurch alle gemachten Angaben bzw. Eintragungen nicht gespeichert, sondern gelöscht werden.

Das geschützte Postfach für die hinweisgebende Person

Nach Abgabe eines Hinweises wird für jede hinweisgebende Person ein gesondertes geschütztes Postfach generiert. Die diesbezüglichen Zugangsdaten erhält die hinweisgebende Person automatisch nach Absenden des Hinweises.

Diese kann als PDF heruntergeladen, in den Zwischenspeicher kopiert oder händisch notiert werden. Es ist wichtig, die Zugangsdaten abzuspeichern, da diese durch niemanden wiederhergestellt werden können.

Das geschützte Postfach kann nur über den generierten Zugangslink (es wird für jeden Hinweis ein eigenständiger Link generiert) geöffnet werden. Das Postfach wird über Schließen der Seite oder den Logout-Button verlassen.

Nur über das gesicherte Postfach kann die hinweisgebende Person in den Dialog mit den Hinweisbearbeitern treten und sich über den Sachstand der Bearbeitung erkundigen. Es muss somit eigenständig aktiv das Postfach kontrolliert werden.

Datenschutz der hinweisgebenden Person

Die hinweisgebende Person ist nicht verpflichtet, im Meldebogen persönliche Daten einzugeben; dies erfolgt auf rein freiwilliger Basis. Bei dem Hochladen von Dateien sollte darauf geachtet werden, dass vorab solche Textstellen geschwärzt werden, die personenbedingte Daten enthalten – sofern keine personenbedingten Daten preisgeben werden sollen. Bei zu übermittelnden Dateien sollte vor dem Hochladen darauf geachtet werden, die Meta-Daten zu entfernen (z.B. bei Bild-Dateien die EXIF-Daten löschen).

Ebenfalls sollte die hinweisgebende Person darauf achten, dass keine personenbezogenen Daten von Dritten, die für die Sachbearbeitung des Hinweises irrelevant sind, angegeben werden.

Bei Versand des Hinweises wird in dem Browser der hinweisgebenden Person automatisch eine Datenverschlüsselung vorgenommen. Die IP-Adresse der hinweisgebenden Person wird zu keinem Zeitpunkt gespeichert. Die weitere Korrespondenz erfolgt sodann über das geschützte Postfach.

Bei Hinweisgeberexperte erfolgt kein IP-Tracking und es werden keine iFrames verwendet. Die Software verwendet Cookies nur dahingehend, dass keine personenbezogenen Daten ausgelesen werden, sondern diese nur in Bezug auf die Session-Daten Verwendung finden.

Nach Bearbeitung des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Information, ob der Fall geschlossen oder weiterverfolgt wird. Die Daten werden nach Beendigung der Bearbeitung gemäß der entsprechenden gesetzlichen Löschfristen gelöscht.

Nur Hinweise zu Regelverstößen

Sofern es sich bei Ihrem Anliegen um eine Beschwerde handelt oder Vertragspartner von Slim Merseburg betroffen sind, wenden Sie sich bitte an Ihren direkten Vorgesetzen. Diese Sachverhalte werden nicht durch den externen Compliance- Ombudsmann bearbeitet.

Auch weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass Hinweise nicht leichtfertig abgegeben werden sollen. Ebenso bitten wir um Verständnis, dass bewusst falsche Hinweise untersagt sind. Unser Hinweisgebersystem dient der Sicherstellung unserer internen Compliance und soll ausschließlich in diesem Sinne verstanden werden.

Hinweise abgeben – aber richtig!

Nach Erhalt der Hinweise bearbeitet der externe Compliance-Ombudsmann diese unter Beachtung aller erforderlichen Verfahrensgrundsätzen (z.B. Vertraulichkeit, Schutz der hinweisgebende Person). Um Fälle zu bearbeiten und gegebenenfalls entsprechende Untersuchungsmaßnahmen anzustoßen, ist oftmals der Dialog mit den hinweisgebenden Personen notwendig. Daher ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist. Hilfreich ist es, wenn Sie bei einer Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigen:

Hinweisgebende Personen sollten darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Die vertrauliche und gegebenenfalls anonyme Kommunikation mit Hinweisgeberexperte ist über das digitale Meldesystem möglich, denn hinweisgebende Personen erhalten einen individuellen Zugang zu dem Hinweisgebersystem und können so nachverfolgen, wie wir mit Hinweisen umgehen und welche Folgemaßnahmen eingeleitet werden.

Neben dem externen Ombudsmann Hinweisgeberexperte sind an der Bearbeitung von Hinweisen gegebenenfalls auch andere Stellen in unserem Unternehmen beteiligt. Bei begründeten Hinweisen beauftragt unser Unternehmen normalerweise die notwendigen internen Untersuchungen an ermittelnden Funktionen (wie Sonderprüfungen oder Sicherheit).

Hinweise abgeben – aber wo?

Bitte kontaktieren Sie Hinweisgeberexperte über einen der untenstehenden Kanäle:

ONLINE FORMULAR: Hier klicken

E-MAIL: info@hinweisgeberexperte.de

TELEFON: 089 21 52 74 33

PERSÖNLICHES TREFFEN: Bitte vereinbaren Sie einen Termin per E-Mail